Консолидированная отчетность


Далеко не всегда у владельца бизнеса есть достоверная и точная информация для принятия решений. Откуда же эту информацию можно извлечь?

Бухгалтерская база не подходит, ее назначение — грамотно отчитаться перед налоговыми органами. Недаром же говорят: если результат не зависит от способа решения — это математика, а если зависит — это бухгалтерия.

Прибыльность бизнеса лучше учитывать не в целом, а по его видам. Но база, в которой ведется учет по направлениям бизнеса, зачастую отсутствует, а нужные данные хранятся разрозненно (движение неучтенной налички, товары, купленные и проданные за наличные и т. д.). Если же сотрудники, пользуясь отсутствием финансового контроля, начинают работать с клиентами «на свой карман», — тут уж и вовсе трудно оценить убытки. А денег на всеобъемлющую компьютеризацию уже нет. Вот когда на помощь приходит «1С:Консолидация 8».

Идея консолидации наверняка покажется простой и естественной — из разряда: и как это раньше не догадались такое сделать? «1С:Консолидация 8» — это система отчетов, которая построена в виде таблиц Еxcel, работать с которыми в программе «1С:Консолидация 8» можно так же, как в привычных электронных таблицах. Можно в ячейки вводить данные, задавать в них формулы для расчетов, например, итоговых сумм, связывать отчеты между собой. Но то, что в Еxcel вводят вручную, запросив предварительно данные у бухгалтера, программа «1С:Консолидация 8» может вытянуть из любой программы «1С» автоматически, всего лишь подключившись к ее базе.

Пользователь в шаблоне отчета должен просто определить правило извлечения. Для этой цели служит встроенный конструктор, позволяющий работать с внешней «1С»-кой через набор вспомогательных процедур и функций. А если даже необходимой функции не окажется (хотя их набор удовлетворяет самого продвинутого и взыскательного пользователя), есть возможность написать нестандартный запрос к базе данных средствами языка «1С», дополнив арсенал собственными конструкциями.

Например, вы хотите оценить работу ваших менеджеров по продажам и проектируете для этой цели вот такой отчет (см. рис.) — это запрос по документам «Расходная накладная» базы данных «Торговля и склад 7.7». Теперь вы четко видите: менеджер Печеный (при 5% рентабельности на ваш товар — а иначе в конкурентной среде не выжить!) зарабатывает ровно себе на зарплату. В кризисных условиях он — первый кандидат на сокращение. Если он не будет стараться (а учиться есть у кого — взять хотя бы менеджера Быстрого!), придется его освободившейся ставкой стимулировать вашего передовика. А вот с менеджером Пупкиным происходит что-то странное — по понедельникам его производительность резко падает.

Завтра злободневными могут быть другие темы: например, рентабельно ли включать транспортные услуги при возросших ценах на бензин как бонус при работе с крупнооптовыми клиентами? Или оправдано ли содержание больших товарных запасов в качестве залогового обеспечения кредита? Или же потребуется анализ реальных курсовых разниц в финрезультатах отдела продаж. Теперь, если у директора возникают вопросы, то построить следующие отчеты для анализа можно будет так же быстро, как предыдущий.

Иными словами, бухгалтер или экономист один раз настраивает шаблоны отчетов. Дальше он будет получать их автоматически, складывать в архив, получать на их основе консолидированные данные по группе предприятий либо анализировать те или иные отчеты (показатели) в динамике — помесячно, поквартально и т. д. Можно также задавать правила сравнения отчетов между собой. Контрольные соотношения позволят ввести в управленческие отчеты принцип двойной записи и не дадут вашим цифрам слукавить. Это самый простой вариант использования «1С:Консолидации».

Высший пилотаж — это когда предприятие настроило ведение достоверного оперативного учета, и на повестке дня стоит задача бюджетирования. Конечно, если у вас уже есть «1С:Управление производственным предприятием 8», то вопросы бюджетирования можно решить внутри этой программы — через систему проводок на плане счетов бюджетирования. Не так наглядно, однако решаемо. Но если учет ведется в конфигурации «Бухгалтерия», или «Управление торговлей», или «Розница» и т. д., или разные предприятия холдинга ведут учет в разных базах, то без «Консолидации» бюджетирование не осилить. «Консолидация», за счет подключения к базам в режиме он-лайн, позволяет получать данные без обычных ошибок ручного ввода, видеть свежую информацию без дополнительных трудозатрат, а главное — строить бюджетный процесс по всем правилам этой науки. Руководство получает в свое распоряжение тонко настроенный инструмент управления бизнесом, когда перед коллективом можно ставить задачи, проверять их реальное исполнение и ту же систему материальных поощрений выстраивать в зависимости от достигнутых показателей, они же — KPI (Key Perfomance Indicators, или ключевые показатели эффективности).

В программе «1С:Консолидация 8» уже есть шаблоны типовых бюджетов. Их можно модифицировать «под себя» или загрузить собственные шаблоны из того же Excel. Плановые бюджеты заполняют ответственные руководители, факт транслируется из баз оперативного учета. Даже если директор предприятия — новичок в бюджетировании и финансовые дебри нагоняют на него тоску, здесь он увидит готовые ответы на вопрос: «А как другие люди работают?» — «Ага, вот до этого отчета я и сам дошел своим умом», «А вот об этом не догадывался, но действительно, если подумать, очень полезный инструмент». Так же быстро можно сравнить отобранные бюджеты с фактом, получить динамику процесса по периодам. И даже охватить взглядом общую картину, нажав одну кнопку. Не ждать, когда бухгалтер подготовит месячный отчет спустя 15 дней после его окончания, а получить его тотчас же.

Таблицы, графики и диаграммы— это уже понятно и привычно. А что вы скажете об аналитической панели? Это некое подобие приборной панели, только для управления бизнесом. В ней вы видите общую картину как в целом по выбранным показателям, так и по конкретному показателю (см. рисунки ниже) — по центрам финансовой ответственности. Набор показателей, включаемых в приборную панель, задает пользователь. Он же определяет настройку: по каким организационным единицам, за какой период, по какому сценарию (факту или какому-либо из плановых) будут формироваться показатели. Данные для виртуальных приборов будут взяты из уже сформированных аналитических отчетов. То есть «Роза ветров» или «Спидометр» — это просто одна из форм визуализации данных (наряду с графиками и диаграммами).

Конечно, в описаниях все это выглядит заманчиво. Но как работает в реальной жизни? Ведь большой коллектив — это столкновение разнородных интересов, сложившихся стереотипов работы, в конце концов, разных характеров, отношения к дисциплине. В программе «1С:Консолидация 8» продумана и эта сторона проблемы.

Процесс бюджетирования можно в определенной степени формализовать. Прорисовать организационную структуру бизнеса в виде центров финансовой ответственности (ЦФО), выделить ответственных. В графическом виде (программа это позволяет) построить весь бизнес-процесс работы с бюджетами: составление, корректировки, утверждение, консолидации, сопоставления с фактом. А затем запустить этот процесс в реальном режиме времени. После его запуска и по мере исполнения раскрашенные цветами блоки будут показывать и конкретизировать состояние процесса. И главному директору сразу видно — отдел интеграции сорвал сроки подачи бюджета: «Лишить его месячной премии!». А директор департамента дистрибуции попытался провести платеж, превысив бюджетные лимиты: «Нет, голубчик, теперь без согласования с главным директором ничего не получится!». То есть в запущенном бюджетном процессе всегда можно видеть, в какой его точке мы сейчас находимся. Есть и соответствующая настройка прав — кому что положено делать и видеть в соответствии с табелью о рангах.

Ну, и еще один маленький секрет. Технология бюджетирования должна быть грамотно проработана, оформлена в виде свода правил, простых и понятных каждому из руководителей. Таким же понятным и отлаженным должен быть сам процесс бюджетирования. Эту работу желательно доверять квалифицированным специалистам. На рынке подобных услуг заметное место занимает компания «Инфосервис» (г. Киев), которая успешно внедряет программу на предприятиях Украины.

Реальные примеры консолидации

В компанию «Инфосервис» обратился учредитель фирмы, занимающейся несколькими направлениями бизнеса, связанными с сервисным обслуживанием компьютерной техники. Управление фирмой он поручил наемному директору. Это прибыльный бизнес даже во время кризиса, и директор время от времени просил учредителя увеличить штатное расписание, назначить надбавки за собственные антикризисные усилия, но дивиденды учредителя тем временем постоянно и резко сокращались. А единственный отчет, который директор давал учредителю, — «продажи - расходы = прибыль», без какой-либо расшифровки, ни по видам бизнеса, ни по статьям затрат, ни по прибыльности различных направлений.

Оказалось, и в самом деле, в этой компании не было оперативного учета всех реальных хозяйственных операций. И это всех устраивало. Свой учет кассы был у директора, своя бухгалтерия — у руководителей отделов, маленький «гешефт» был у рядовых сотрудников, работавших напрямую с клиентами.

Так что начинать пришлось с перепроектирования бизнес-процессов. С того, чтобы, как говорилось еще во времена социализма, был «учет и контроль». А уже дальнейший анализ информации в «1С:Консолидации» (кстати, при этом не пришлось значительно перекраивать уже существующие базы данных «1С») показал слабые места бизнеса. Одно из его направлений оказалось просто нерентабельным. Оперативный анализ рентабельности каждого товара позволил оптимизировать систему ценообразования. Удалось навести порядок даже в системе клиентских бонусов, умерив аппетиты клиентов-«откатчиков». Бизнес, который, по словам учредителя, «загибался», получил второе дыхание и теперь расширяется.

А вот другой пример. За помощью в компанию «Инфосервис» обратился финансовый директор группы компаний. Руководство уже осознало необходимость построения единой системы бюджетирования. Но сложность состояла в том, что предприятия были территориально удалены, а сам бизнес — достаточно разнородным (производство продуктов питания, сеть розничных магазинчиков, строительство, СМИ). Учет велся в различных базах «1С:Бухгалтерия 7.7», «1С:Управление производственным предприятием 8.1», «Управление торговлей 8.1». А управление холдингом в целом строилось, так сказать, на системе нескольких упрощенных отчетов и… на неформальных личных контактах. Совместная работа вылилась в подготовку бюджетной структуры, бюджетных регламентов, реализовать которые на программном уровне было уже делом техники…

Автоматически с Дт-Кт № 38 (21.9.2009)


★  ★ 

Наши сертификаты

Официальный партнер 1С
Официальный партнер 1С
Бизнес-партнер 1С-Битрикс
Бизнес-партнер 1С-Битрикс
Хостинг-партнер 1С-Битрикс
Хостинг-партнер 1С-Битрикс

Статус 1С:Франчайзи | Статус 1С:Консалтинг | Договор ЦСО
Сертификат бизнес-партнер Битрикс | Сертификат хостинг-партнер Битрикс